تُعدّ نماذج الخطابات الرسمية الجاهزة للطباعة من الأدوات الأساسية في المراسلات المهنية، إذ تُساعد على توصيل الرسائل بشكل واضح ومنسّق يعكس الجدية والاحتراف، سواء عند مخاطبة الشركات أو المؤسسات الحكومية أو الجامعات.

شروط كتابة خطاب رسمي صحيح

يُراعى عند إعداد نموذج خطاب رسمي الالتزام بالشروط الآتية:^[1]

• استخدام صيغة التاريخ الرسمية: (شهر/ يوم/ سنة).
• إضافة بيانات التواصل (الهاتف، البريد الإلكتروني، العنوان) داخل متن الخطاب لا في الهوامش.
• اختيار مفردات مناسبة لطبيعة الجهة المتلقية، والالتزام بصيغة الجمع عند مخاطبة المؤسسات.
• مراجعة الأخطاء الإملائية والنحوية بعناية، عربيًا أو إنجليزيًا.
• الالتزام بعلامات الترقيم والطابع الرسمي المتزن.

نموذج خطاب رسمي عام جاهز

تحية طيبة وبعد،
السيد الأستاذ/ ـــــــــــــ؛ رئيس شركة/ ــــــــــــــــــ
أتوجّه إليكم بعظيم التقدير والاحترام، وأودّ التنويه إلى تطلّعي لإتمام بروتوكولات تعاون مشترك بين شركتنا وشركتكم بما يحقّق الازدهار المنشود للطرفين، على أمل تفضّلكم بالرد في أقرب وقت.
المرسل/ ـــــــــــــــ
في يوم/ ـــــــــــــــ
أرقام الهواتف/ ـــــــــــــــ
البريد الإلكتروني/ ـــــــــــــــ
توقيع المرسل/ ـــــــــــــــ

نموذج خطاب رسمي لشركة

السلام عليكم ورحمة الله، أما بعد …
إلى السيد مدير إدارة شركة/ ـــــــــــــ
بعد التحية …
أتشرف بأن أحيط سيادتكم علمًا بأنه قد صدر قرار ترقيتي إلى رتبة وظيفية أعلى، إلا أنّ هذا القرار ترتّب عليه نقلي إلى فرع الشركة في (محافظة/ مدينة)، وهو ما يُسبب عبئًا ماديًا ونفسيًا لي ولأسرتي؛ لذا ألتمس من سيادتكم قبول طلبي بإتمام الترقية في مقرّ أقرب إلى مكان إقامتي.
مع خالص الاحترام والتقدير
مُقدّمه لسيادتكم/ ـــــــــــــ؛ الموظف في قسم/ ـــــــــــــــ
بتاريخ يوم/ ـــــــــــــــ
التوقيع/ ـــــــــــــــــــــــــــــ

نموذج خطاب رسمي جاهز PDF

الخطاب الرسمي غالبًا ما يُوجَّه إلى الرؤساء والمديرين والجهات الحكومية؛ لذا يجب أن يستوفي الشروط الأساسية: بيانات المرسل، وصفة المرسَل إليه، والجهتين التابعتين لهما، ومحتوى موجز دقيق خالٍ من الأخطاء.

تحميل نموذج PDF

نموذج خطاب شكوى رسمي

تاريخ اليوم/ ـــــــــــــــــ
المرسل/ ـــــــــــــــ
تحية عطرة وبعد …
السيد رئيس الإدارة التعليمية في محافظة/ ـــــــــــــ
نظرًا لحرصكم الدائم على الصالح العام، أتقدّم لسيادتكم بشكوى بخصوص نقلي من مكان عملي الحالي الذي التحقت به منذ أكثر من عشر سنوات إلى مكان آخر يسبّب متاعب مادية ونفسية في حال الانتقال اليومي. ألتمس التكرّم بالنظر في القرار لسحبه أو تعديله. مرفق المستندات اللازمة.
وتفضّلوا بقبول عميق التقدير والاحترام
التوقيع/ ـــــــــــــ

نموذج خطاب رسمي للجامعة

تاريخ: (شهر/ يوم/ سنة)
اسم المرسل/ ـــــــــــــــ ولي أمر الطالب بفرقة/ ــــــــــــــــ
إلى السيد الأستاذ المربي الفاضل رئيس جامعة/ ــــــــــــــــ
بعد التحية الطيبة
أطلب من سيادتكم منح نجلي المذكور أعلاه فرصة استكمال دراسته الجامعية خلال الأعوام القادمة، إذ كان انقطاعه لأسباب مرضية موثّقة. مرفق كافة المستندات المؤيدة.
وتفضلوا بقبول خالص الاحترام والتقدير
المرسل/ ــــــــــــ في يوم/ ــــــــــــ
التوقيع/ ـــــــــــــــ

نموذج خطاب رسمي لمدير المدرسة

تاريخ اليوم/ ــــــــــــ
المرسل/ ــــــــــــــ ولي أمر التلميذ/ ــــــــــــ بالصف/ ــــــــــــ
إلى السيد الأستاذ مدير مدرسة/ ـــــــــــــ الابتدائية
أُقدّر جهودكم في تطوير المدرسة، وأرجو تعزيز الأنشطة المدرسية والرياضية بما يجعل المدرسة بيئة متكاملة للعلم وبناء المهارات لطلابنا.
لكم منا كل الاحترام والتحية
مُقدّمه لكم/ ــــــــــــ (المسمّى الوظيفي)
رقم الجوال/ ـــــــــــــ البريد الإلكتروني/ ـــــــــــــ
التوقيع/ ـــــــــــــــ

نموذج خطاب رسمي على Word

يُنصح باستخدام خط Arial بحجم 16 وخلفية بيضاء، والابتعاد عن الزخارف. لتحميل النموذج القابل للتعديل:

تحميل نموذج Word

نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
تحريرًا في يوم/ ــــــــــــ
بعد التحية
إلى السيد/ ــــــــــــ رئيس مصلحة/ ــــــــــــ
أتقدّم لكم بالشكر على الجهود المبذولة في إدارة المصلحة. وصلتنا ملاحظات مهمة تخص (ــــــــ)، ونلتمس من سيادتكم النظر فيها حفاظًا على الصالح العام.
وتفضّلوا بقبول خالص التقدير
مقدّمه/ ـــــــــــــ؛ الموظف في/ ـــــــــــــ
أرقام التواصل/ ـــــــــــــ؛ التوقيع/ ـــــــــــــ

نموذج خطاب اعتذار رسمي

التاريخ/ ــــــــــ
السيد الأستاذ/ ـــــــــــــ؛ مدير شركة/ ـــــــــــــ
بعد التحية
نتقدّم بالاعتذار عمّا بدر بخصوص قضية/ ــــــــــ من بعض موظفي (اسم الشركة)، وقد اتُّخذت الإجراءات التأديبية اللازمة مع تعهّد بعدم تكرار الخطأ.
نشكر تفهّمكم
المرسل/ ـــــــــــــ؛ أرقام الهواتف/ ـــــــــــــ؛ البريد الإلكتروني/ ـــــــــــــ
التوقيع/ ـــــــــــــ

نماذج خطابات رسمية إضافية

النموذج الأول:
تحريرًا في اليوم الموافق/ ــــــــــــ
السيد الأستاذ/ ـــــــــــــ
بعد التحية،
أتقدّم بالشكر لجهودكم المتواصلة للمؤسسة، وألتمس النظر في قرار ترقيتي الذي تأخر رغم استيفاء الشروط. مرفق المستندات المؤيدة.
المرسل/ ـــــــــــــ؛ العنوان والهاتف/ ـــــــــــــ؛ التوقيع/ ـــــــــــــ

النموذج الثاني:
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد …
السيد مدير الإدارة العامة/ ـــــــــــــ
أحيطكم علمًا بصدور قرار من قسم التوظيف بنقلي إلى مدينة بعيدة عن محلّ السكن. أطلب التدخّل لوقف تنفيذ القرار مع الحفاظ على وضعي الوظيفي الحالي.
وتفضّلوا بقبول فائق الاحترام
مقدّمه/ ـــــــــــــ؛ الموظف في قسم/ ـــــــــــــ؛ البريد الإلكتروني/ ـــــــــــــ؛ الجوال/ ـــــــــــــ؛ التوقيع/ ـــــــــــــ

خاتمة

بهذه الصيغ الجاهزة يمكنك إعداد خطاب رسمي واضح ومختصر يلبّي متطلبات المراسلات المهنية مع مختلف الجهات. عدّل الحقول الفارغة، وراجِع البيانات وعلامات الترقيم قبل الإرسال لضمان الاحترافية وسرعة الرد.